ARGO - Recruitment Software software for recruitment
Назначение системы Возможности Преимущества Параметры внедрения Перспективы развития
Отзывы Клиентов Пресса об ARGO Цены Контакты Вход для Клиентов


Отзывы Клиентов

  

Антон Малега

ведущий специалист по управлению персоналом компании БАЗОВЫЙ ЭЛЕМЕНТ

Автоматизация кадровой службы ( исследование, проведенное по заказу ресурса www.attestat.ru )

ИСТОРИЯ ОДНОЙ ПОКУПКИ

 

Всё больше и больше людей в современном мире занимаются не столько производством продуктов питания или алюминия, сколько обработкой информации, управлением информацией и производством информационных продуктов. Подбор персонала целиком состоит из переработки информации: поиска (сёрч), анализа (селекшн), передачи (подготовка резюме). Плюс организация информации (график мероприятий, база данных, статистика работы).

Совсем недавно информация, с которой мы работали, существовала для нас только в тексте на бумаге или в мыслях в голове, а передавалась посредством звука или изображения. С появлением персональных компьютеров появился и новый вид информации - электронный, который имеет преимущества перед прежними. В отличие от бумажной, в электронной форме информация легко переносится из документа в документ и передаётся на большие расстояния. В отличие от мысленной или звуковой, её можно чётко зафиксировать и надёжно сохранить. И самое главное, что делать это можно автоматически, с минимальными затратами человеческого труда.

Грех было не воспользоваться такими возможностями, и разработка систем автоматизации для различных видов профессиональной деятельности началась уже давно. Однако в отличие от бухгалтерского учёта или проектирования микросхем, подбор персонала забуксовал. Практически в каждом кадровом агентстве вскоре после приобретения первого компьютера заводилась (буквально как домовой) своя доморощенная база данных, написанная знакомым программистом в могучем Access. Вновь принятые на работу проявляли к ней живой интерес и делали попытки начать работу по-новому, а старые работники избегали этой темы по принципу "о покойниках или хорошо или ничего". Обида на волшебные технологии, оказавшиеся на поверку мыльным пузырём, порождала легенды о том, что эффективный подбор персонала является искусством, которое невозможно заключить в узкие рамки формальных технологических процессов.

Настоящей же причиной непригодности таких систем было то, что информационный обмен вёлся между организациями, хорошо вооружёнными технически, и отдельными людьми, не располагающими необходимым оборудованием. Прочитав бумажную газету, люди отправляли бумажное резюме. Далее, после некоторых манипуляций в компьютере, рекрутер снова создавал бумагу для показа руководству или заказчику. Затраты на перевод информации из бумажной формы в электронную при всей кажущейся простоте сводили на нет всю экономию от внедрённой автоматизации.

Однако со временем компьютеры всё глубже прорастали не только в нашу работу, но и в наш быт. С развитием Интернета и корпоративных сетей, с доступностью персональных компьютеров для каждого человека, появилась возможность избежать шлюзов бумага/компьютер/бумага. И теперь можно констатировать, что почва для создания работоспособных систем автоматизации подбора персонала уже вполне готова, а тот, кто первым начнёт их использовать получит большое преимущество перед остальными.

Перечислим несколько основных преимуществ применения информационной системы:

  1. Сокращение потерь информации при её хранении и поиске.
  2. Снижение трудозатрат за счёт избавления от повторного ввода уже введённых данных.
  3. Возможность автоматического обобщения информации для анализа и контроля.
  4. Облегчение и ускорение обмена информацией между заинтересованными сторонами. Список можно продолжить.

После получения от руководства задания выбрать оптимальную программу, я начал с того, что пытался очертить границы участка, который подлежал автоматизации, т.е. выбрал те задачи, функционал для решения которых будет включать в себя программный модуль. Даже без замаха на масштабы ERP немало зайцев можно убить одним выстрелом. Соблазнительно, например, выглядела возможность автоматического заполнения форм стандартной кадровой отчётности на основе сведений, уже введенных в базу данных кандидатов. Однако такую отчётность генерирует любая серьёзная бухгалтерская программа, информацию в которую служба персонала всё равно обязана вводить. В итоге такое дублирование функций окажется бесполезным. Однако совсем не лишним будет предусмотреть "шлюзы" для удобного импорта данных между этими программами.

Заманчиво также связать внутри одной оболочки оценку специалистов на этапе отбора и ассесмент персонала компании. Но ассесмент сейчас переживает этап бурного развития и внедрение новых методов оценки персонала влекли бы постоянные модификации программы, снижали общую эффективность работы службы персонала. Поэтому в данном случае мы решили ограничиться только функциями поиска и отбора.

Для того чтобы избежать проблем с внесением принципиальных изменений в работающую программу (а, возможно, и переделки её с "нуля"), первое, что было сделано - создано формальное описание действующих бизнес-процессов и построена модель работы. После этого был проведён анализ и выявлены узкие и неэффективные места. Такими оказались:

  1. Сложность и трудоёмкость анализа плохо структурированной информации о кандидатах.
  2. Слабая обратная связь между исполнителями различных этапов работы (однонаправленность информационного потока). Неудобство обмена рабочей информацией.
  3. Разрозненность информации из-за трудоёмкости её синхронизации.
  4. Низкая производительность из-за непродуманной специализации.
  5. Большие трудозатраты при подготовке стандартных документов.
  6. И т.д.

В результате была построена новая перспективная модель бизнес-процессов, работающая на основе программы автоматизации. Эта модель учитывала также ожидаемые изменения административного характера, которые должны были произойти на уровне компании в целом в результате внедрения прогрессивных информационных технологий. Для этого пришлось войти в контакт с департаментом IT, после чего дальше вся работа уже шла в тесном сотрудничестве с их специалистами.

На следующем этапе перед нами встал выбор: поручить разработку собственным программистам или купить готовое решение. Как показывает опыт, чужим путём идти всегда легче (особенно под гору). Если сравнить затраты на разработку новой программы собственными силами и покупку готового продукта, то первый вариант оказывается выгоднее только тогда, когда хорошо сделанного продукта ещё нет на рынке. Во-первых, большую проблему представляет подготовка хорошего технического задания. Во-вторых, отладка программы отнимет массу времени и сил не только у программистов, но и сотрудников службы персонала. В-третьих, всегда есть риск не довести работу до конца и остаться с потерянными инвестициями. При покупке готовой программы мы страхуемся от пункта 3, избегаем пункта 1 и радикально сокращаем пункт 2. Так было принято решение о проведении покупки.

Предварительный анализ рынка выявил порядка 10 продуктов такого направления, от простой базы данных до кадрового модуля ERP-системы. Отсеяв заведомо не подходящие, мы оставили для анализа "Argo" (Human Capital Jsc.), "E-Staff" (WebSoft), без названия от National Job Club и от "Империи кадров", "SuperJob" (Триумвират Девелопмент), "Рекрутер" (Центр Кадровых Технологий). Далее началось непосредственное общение с компаниями-производителями. Чтобы не сравнивать "красное" с "тяжёлым", была сформирована система оценки, включающая перечень реализованных в программе функций и технических требований, которым она должна отвечать:

  1. Полнота автоматизации рутинной работы
  2. Возможность коллективной работы с разделением функций, параллельной работы независимых подразделений
  3. Возможность построения шлюзов (интеграции) в корпоративную бухгалтерскую программу
  4. Интеграция с Internet
  5. Автоматическое формирование отчётов о выполненной работе
  6. Дополнительные сервисы
  7. Возможности расширения функциональности силами своих разработчиков
  8. Защищённость системы от утечки информации
  9. Разграничение прав доступа пользователей системы
  10. Масштабируемость
  11. Автономность
  12. Отлаженность. Наличие работоспособных инсталляций в независимых от разработчика организациях
  13. Прилагаемая готовая база данных кандидатов
  14. Стоимость покупки оболочки
  15. Стоимость дальнейшей эксплуатации

Проще говоря, от системы требовалась: умение "переварить" кадровую рутину (документооборот), но гибкость настроек (возможность доработки), автономность от ресурсов разработчика с момента покупки (например, количеством инсталляций) и надежный уровень безопасности при: общей базе, но гибких настройках доступа к ней пользователей (разный статус пользователей).

Претендующим на участие в тендере было предложено заполнить соответствующую форму. Уже на этом этапе выяснилось, что разнообразие продуктов на самом деле мнимое. Сориентировавшись по нашей анкете, несколько разработчиков сразу предложили создать программу "с нуля" - "для максимально полного и качественного удовлетворения нашей потребности". Тут же подтвердился и тезис о невыгодности разработки продукта наново - цены на действительно готовые и обкатанные решения были ниже в разы.

Вскоре стало понятно, что очевидными лидерами являются две системы, происходящие к тому же из одного корня. Это "Argo" (Human Capital Jsc.) и оболочка от National Job Club. Обе эти компании предлагают в интернете наиболее продвинутый сервис для подбора персонала или поиска работы. Фактически они предоставляют полноценную систему автоматизации подбора, работа с которой ведётся через Web-браузер. При этом покупать её не требуется (начальные затраты сведены, практически, к нулю), а плата взимается только за использование информации, собранной и специально обработанной для этой цели. По соотношению цена/качество они являются идеальным решением для средних и малых компаний. Чего ж ещё желать? Однако нас такой вариант не устроил, т.к. информация, создаваемая в процессе нашей работы находится во внешней базе данных. Это противоречит требованиям конфиденциальности и надёжности её хранения. Да и канал обмена данными между нашей корпоративной сетью и сервером в интернете будет открыт для хакерских атак. И, конечно, многие изощрённые функции, такие, как, например, автоматическая публикация вакансий на сайтах бизнес-единиц, входящих в нашу группу. Разумеется, такие функции не могли быть предусмотрены в программе заранее.

Важно также упомянуть такой момент: обе компании позитивно отреагировали на наш запрос о возможности передать им часть рутинной работы в outsourcing. Почему возникла такая потребность? Как уже упоминалось, важнейшим моментом использования оболочки должна быть работа самостоятельных групп в одном информационном пространстве. Добиться ввода первичных данных кандидатов с тщательным соблюдением единых стандартов чрезвычайно сложно, а несоблюдение их чревато резким снижением эффективности системы поиска по базе данных. Компания же, которая поставила эту операцию на "промышленные рельсы" сделает всё и дешевле и качественнее. Важно только чтобы классификатор профессий был единым. И хотя это чревато для нас некоторым дискомфортом, в целом выигрыш окажется больше.

В настоящий момент (февраль 2002 г.) переговоры вступили в завершающую стадию. В ближайшее время нами будет выбран победитель тендера, который соответственно станет на продолжительный период нашим важным партнёром в области комплектования кадров Компании "Базовый элемент".



Аттестат.ру, февраль 2002.

Последующий комментарий: В апреле 2002 года система АРГО была приобретена и внедрена в компании БАЗОВЫЙ ЭЛЕМЕНТ.

 

 



copyright © Human Capital, 2003-2017

Human Capital Рейтинг@Mail.ru